Communicatie
In 2012 las ik een artikel in de krant met de titel “slaaf van de inbox”. Het ging over de gigantische hoeveelheden e-mail die we dagelijks ontvangen en de mailstress die dit oplevert. Ik herkende mezelf erin. Ik kreeg honderden e-mails per dag en zocht naar mogelijkheden om hiermee om te gaan.
In het digitale tijdperk lijkt het wel of we steeds minder de telefoon oppakken of face-to-face met iemand te spreken. Ik belde vorige week de gemeente op voor informatie, maar in plaats van me te woord te staan kreeg ik een verzoek om mijn vraag per e-mail te stellen. Ik betrap me er zelf soms ook op. Als iemand iets aan me vraagt om te doen, zeg ik: stuur maar even een mailtje, dan kan ik het niet vergeten. Het lijkt sneller te werken, maar in de tussentijd word je steeds meer geleefd door e-mail en is er minder plaats voor persoonlijk contact.
Het is dat persoonlijke contact dat juist voor ons mensen zo belangrijk is. We zijn sociale wezens en hebben uiteindelijk behoefte om met mensen samen te werken en face-to-face gesprekken te hebben. Onderzoek heeft zelfs uitgewezen dat we met goede sociale contacten een gelukkiger en gezonder leven leiden. Dus waarom vragen we dan om e-mails of blijven we ze sturen?
Het kan te maken hebben met de manier waarop werk wordt verdeeld onder het team. Het kan te maken hebben met de manier waarop wordt gewerkt. Zonder telefoon of een persoonlijk gesprek kun je achter elkaar verzoeken wegwerken. Het kan te maken hebben met de cultuur van het bedrijf waarbij e-mail de standaard manier van communiceren is. Of het kan te maken hebben met de snelheid waarmee we dingen willen afhandelen of doorsturen. Als ik die e-mail heb gestuurd, dan ligt het in ieder geval niet meer op mijn bordje.
Het artikel geeft 7 do’s en don’ts aan voor e-mailverkeer. Het zijn praktische tips die je als zender en ontvanger kunt toepassen. Maar ik denk dat de belangrijkste les die we kunnen leren is om contact persoonlijk te houden. We nemen de telefoon op en schrijven zelf een notitie als we denken dat we iets gaan vergeten. Of we lopen even langs een collega als we een vraag hebben.
Uiteindelijk kwam ik van mijn e-mails af. Na dagenlang alle achterstand te hebben weggewerkt kon ik met een schone lei beginnen. Zonder CC of BCC-box, maar met beleid, op vaste tijdstippen gedurende de dag werkte ik me door mijn e-mail heen. Ik gooide het weg, nam actie, of plande in mijn agenda tijd voor opvolging. Maar het belangrijkste wat mij hielp was om mensen terug te bellen in plaats van te mailen of even langs te lopen. Hierdoor steeg het vertrouwen bij de zender dat de e-mail werd opgevolgd en er kwam persoonlijk contact tot stand. Ik kon de zenders gaan beïnvloeden als zij mails stuurden die niet bij mij hoefden te komen en ik kon ze adviseren hoe het wel te doen. Het aantal e-mails per dag daalde stukje bij beetje totdat ik het echt onder controle had. En ondertussen had ik heel leuk contact met klanten en collega’s: via de telefoon, maar zeker ook face-to-face.